Produto Não Conforme - Como controlar ?

A clausula 8.3 da ISO9001 destina a prevenir uso indevido de produto não conforme. Um requerimento primário desta sub clausula é assegurar a efetiva implementação de um processo que permita prevenir o uso involuntário ou acidental de produtos que não estão conforme os requisitos especificados. Este simples requisito faz sentido, pois uma das piores coisas que uma Organização pode fazer é inconscientemente fornecer aos seus clientes produtos que não atendem aos requisitos. A Organização deve desenvolver um processo para cumprir este objetivo de forma a encorajar o pessoal para endereçar produto não conforme e bloquea-lo de forma a evitar que o produto vá parar nas mão dos clientes.

Está clusula requer que a organização estabeleça processos que assegurem que produtos não conforme são identificados e controlados para prevenir uso sem propósito ou entrega ao cliente. Está é também uma das poucas clausulas no qual a norma requer que a Organização, desenvolva, implemente e mantenha um procedimento documentado.

Este procedimento deve descrever as atividades que a Organização tomará para tratar o produto não conforme. A Organização deve documentar um processo para endereçar a disposição do produto não conforme e, quando apropriado, re-inspecionar o produto. Além disso a organização deveria também documentar o processo de comunicação com o cliente, quando apropriado, com respeito a produto não conforme. O processo para tratar problemas maiores no produto (por ex.: desempenho reduzido, falhas de confiabilidade ou recalls) deveria ser documentado, delineando os itens que a alta administração deveria considerar e ações que poderiam ser tomadas em tais situações. Este processo de documentação deve ser estabelecido no procedimento de produto não conforme ou em procedimentos separados.

A Organização deveria documentar um processo para endereçamento de situações onde o produto não conforme é detectado após a entrega ou uso pelo cliente. Também é necessário assegurar que produto não conforme está corrigido sendo submetido a re-inspeção após a correção para demonstrar conformidade quando aplicável.

Quando um produto não conforme é detectado após a entrega ou uso, a Organização deve tomar apropriadas ações com respeito as consequencias da não conformidade. Tipicamente, estabelecer processos que propiciem um análise da não conformidade por pessoas apropriadas. Tal processo pode ter diferentes níveis de aprovação dependendo da natureza de ação que será tomada para a não conformidade. A decisão para "use como está", por exemplo, pode requerer aprovação da engenharia por que tal decisão é efetivamente uma mundança no projeto com implicações de responsabilidade. Por outro lado, a gestão da manufatura pode ter autoridade para aprovar um retrabalho ou uma disposição de refugo.

Quando um produto entregue e subsequentemente determinado como sendo não conforme, uma avaliação prudente é necessária para endereçar tais situações. A ação tomada dever ser documentada. Quando é requerido (por exemplo, por contrato ou procedimento interno) reportar a correção proposta da não conformidade do produto para o cliente, usuario final, orgão regulatório, etc; providências devem ser tomadas para tal. Algumas vezes a não conformidade que parece trivial para a Organização, pode ser muito importante para o usuário final.

Este tópico é um onde ênfase significante é colocada em documentação que deverá ser feita no evento da não conformidade. Você poderia logicamente perguntar, "Por que tanto ênfase no processo de documentação para controlar a não conformidade? Não seria melhor gastar tempo em melhorar o produto ou o processo para prevenir a não conformidade?" Certamente, nós deveríamos gastar a maior parte em atividades de prevenção, mas se não temos planos para o que fazer quando as coisas dão errado, provavelmente faremos as coisas erradas. Para evitar procedimentos complexos para controle de não conformidades, abaixo algumas idéias:

• Mantenha o processo de não conformidade tão simples quanto possível
• Não permita desvios para os planos de controle
• Rapidamente envolva as partes relacionadas com o produto não conforme
• Mantenha registros simples para serem facilmente compreendidos e localizados
• Foco no controle da eliminação do problema primeiro em seguida na melhoria ou correção do processo que fez o problema

Mantendo controles simples mas com ênfase que eles devem ser seguidos pode minimizar o tempo gasto em não conformidade, fornecendo mais tempo para melhorar produtos e processos.

O valor das Auditorias Internas ISOTS16949

Na semana passada passamos por um processo de auditoria interna da ISOTS16949:2002 então resolvi escrever sobre os benefícios de uma auditoria bem planejada e executada com ações corretivas e preventivas que agreguem valor a Organização.

Auditorias internas são mais que um meio para manter o sistema de gestão da qualidade (SGQ). Elas são uma atividade de valor agregado - uma oportunidade para instigar a Direção a dirigir o seu negócio para o futuro. Em adição a satisfazer os requerimentos da ISOTS16949, auditorias geram outros benefícios, incluindo manutenção e melhoria do sistema do SGQ, dos processos da Organização e do botton line. Além disso auditorias internas fornecem percepção de como está o desempenho do SGQ e prepara todas as funções da organização para uma bem sucedida auditoria do Orgão Certificador ou de Clientes.

A ISOTS16949 requer que auditorias internas sejam realizadas na Organização para assegurar a comformidade e efetividade do SGQ. A alta Administração é responsável pela análise do SGQ para assegurar que os resultados planejados e os requisitos dos clientes estão sendo atendidos. A analise da alta direção inclui todos os requerimentos do SGQ incluindo o processo de auditoria interna e resultados. Um componente chave de um efetivo processo de auditoria interna inclui assegurar que os auditores internos são competentes e estão adicionando valor para a melhoria da organização. Auditores internos necessitam estar aptos para olhar para os processos com um ponto de vista sistêmico, avaliando a causa raiz de problemas dentro da organização e também sugerir idéias para melhoria da satisfação dos clientes e melhoria continua do SGQ.

Bem sucedidas auditorias interna requerem que os auditores sejam competentes não só na especificação técnica ISOTS16949, mas também nas ferramentas chaves como PPAP, FMEA, CEP, MSA e APQP. Eles precisam entender os processos da organização e a abordagem de processos para a auditoria - capacita-los para olhar profundamente o que está acontecendo na Organização. Utilizando a abordagem de processo, as funções do negócio podem ser olhadas pela efetividade dos processos e ampla satisfação dos clientes.

Prepare a sua equipe de auditores, realize um planejamento detalhado da auditoria, tenha rigor no cumprimento do planejamento e os resultados da auditoria aparecerão em curto espaço de tempo.