Quando eu iniciei minhas auditorias internas em 1992, eu tinha receio de verificar a eficácia das ações corretivas tomadas. Além de tudo eu era jovem e não tinha experiência como auditor apenas o treinamento de Lead Assessor. As pessoas as quais as ações corretivas eu verificava eram mais velhas, conhecedoras e experientes que eu. Quem era eu para dizer para um gerente geral de engenharia que as ações tomadas por ele e sua equipe eram efetivas ou inefetivas? Minhas concepções eram as seguintes:
- se eles disseram que as ações foram tomadas, então elas certamente foram;
- seja lá o que eles fizeram, estava diretamente relacionado com a causa do problema, ou eles não teriam feito;
- a ação deve ter sido efetiva; caso contrario eles teriam me dito, certo?
Ah ! Eu aprendi a lição !
As pessoas somente querem tirar a papelada das suas mesas ou fora das suas caixas de entrada tão rápido quanto possível. Tomar ações corretivas para os problemas, é uma das muitas responsabilidades que as pessoas tem e, infelizmente, nem sempre são prioridades. Por causa disto que é crucial que a ação corretiva seja cuidadosamente verificada. Verificação não é um ato de suspeita ou desrespeito; é simplesmente parte necessária da solução do problema.
O que exatamente está sendo verificado?
Voce esta procurando evidencias que a causa do problema tenha sido removida ou reduzida. Em um mundo perfeito, cada causa de problema seria removida. Isto nem sempre é possível, de qualquer forma (caso fosse possível não haveria não conformidades reincidentes). Algumas vezes o melhor que você pode esperar é uma redução das causas. A causa ainda esta ali, mas se manifesta menos frequentemente ou menos severamente. Então a melhor opção é remover a causa, mas a próxima melhor, é pelo menos reduzir a causa.
Evidencia Objetiva
A chave para verificação é a evidencia. Você está procurando evidencias que a causa do problema foi removida. Estas evidencias usualmente estão nos registros ou em formulários de dados. Outra forma potencial de evidencia são suas observações de primeira mão. (que eu prefiro)
Não é não dizer que você não aceita evidencias verbais; mas registros, dados e observações no local são certamente melhores.
A exata quantidade de evidencias depende da magnitude do problema. Extensos e severos problemas conduzem soluções mais profundas, os quais requerem mais evidencias para verificar a eficácia. É um simples problema de escala. A escala de verificação deve ser compatível com a escala da ação tomada.
É importante perceber que você está recolhendo amostras. Você está pegando um representativo subgrupo de todas as evidencias disponíveis. Uma investigação 100% de evidencias não é necessária ou particularmente efetiva. Vamos ao exemplo de evidencias para verificar a eficácia de um problema de ordens de produção atrasadas que foi detectado na auditoria interna:
Problema: - Ordens de Produção em atraso em máquinas da produção.
Evidencias objetivas de verificação da eficácia
- Ordens de serviço – verificar 10 ordens de serviço da ultima semana para ver se foram realizadas no prazo planejado;
- Indicadores de desempenho de entrega – verificar o desempenho de entrega dos clientes;
- Procedimentos – verificar se os procedimentos foram atualizados com as melhorias identificadas;
- Funcionários – entrevistar funcionários para verificar se entenderam as ações tomadas para reduzir os atrasos de ordens de produção;
- Registros de treinamento – verificar os registros de treinamento dos mesmos 3 funcionários para ver se receberam treinamento nos métodos e procedimentos revisados.
As evidencias analisadas acima são uma abrangente pesquisa com relação ao problema ordens de produção atrasadas. Se nós categoricamente verificarmos estás evidencias, então poderemos concluir se as ações tomadas foram eficazes ou não. Certamente, o tipo de evidencias e amostras estarão variando dependendo da natureza do problema e da magnitude das ações tomadas.
Até a parte 2 !!!!
