Auditoria ISO: Quatro Questões Não Tão Fáceis

Esteja preparado para responder estas perguntas de seu Auditor

Você já passou por uma auditoria na norma ISO9001?  Se sim, então provavelmente sabe sobre algumas perguntas que são frequentemente perguntadas durante a auditoria sobre a norma. Ninguém pode prever todas as questões que o auditor fará, mas você pode apostar que estas estão entre elas.

1.    Qual a sua Política da Qualidade?

Esta é uma questão básica e uma que provavelmente acontece durante a auditoria. O foco nesta questão desaparece durante auditorias periódicas, primeiramente porque o sistema de gestão organizacional amadurece, e muitas vezes o mesmo auditor avalia uma empresa muitas vezes.

Intenção atrás da pergunta

Primeiro:  certificar que a empresa tem feito um bom trabalho de comunicação da política para seus colaboradores, e que eles internalizaram a perspectiva da empresa com relação a qualidade.

Segundo: assegurar que os colaboradores compreendem a política de qualidade

Terceiro: verificar que existe realmente uma política de qualidade. 

2.    Quais são seus objetivos?

Esta questão se aplica para todos os colaboradores, não somente gerentes. É esperado que os objetivos sejam representados com dados e gráficos, mas não absolutamente obrigatório.

Intenção atrás da pergunta

Primeiro: verificar se a empresa tem metas que pretende alcançar e que mede e controla desempenho de processos e produtos como um todo, por departamento ou individualmente.

Segundo: assegurar que os colaboradores compreendem os objetivos da qualidade e como seu desempenho afeta o resultado destes objetivos.

Terceiro: verificar que existe realmente objetivos de qualidade

3.    Onde você encontra seus procedimentos?

Procedimentos ou documento em geral são parte integrante do sistema de gestão da qualidade; você precisa assegurar que os processos estão controlados. Então perguntas com relação a documentos são definitivamente tendem a aparecer durante a auditoria.

Intenção atrás da pergunta

Primeiro: averiguar se os colaboradores seguem os procedimentos como parte de seu trabalho, sem levar em consideração se estes processos são documentados em uma maneira formal, escritos ou não. Se existem procedimentos ou outros documentos é também importante determinar se os colaboradores podem facilmente encontrar estes procedimento relacionados com seu trabalho.

Segundo: assegurar que a empresa tem determinado quais procedimentos são necessários e documentados para aqueles processos que são parte integral de suas operações core.

Terceiro: verificar se os colaboradores sabem da existência dos procedimentos documentados. 

4.    O que você faz  se encontra uma não conformidade ou oportunidade de melhoria?

Todo o conceito de melhoria continua é relevante nas normas ISO e o auditor tentará verificar sempre. O auditor questionará pelo menos os conceitos básicos de melhoria continua.

Intenção atrás da pergunta

Primeiro: certificar se os colaboradores entendem o conceito de não conformidade, melhoria continua, ações corretivas e preventivas, e se eles entendem o sistema que tem sido colocado para  lidar com o assunto.

Segundo: determinar se a empresa encoraja o uso de ferramentas de melhoria continua e comunica estas aos seus colaboradores.

Terceiro: verificar se existe um sistema funcionando para tratar não conformidade de produto e serviço e ações corretivas e preventivas.

.

Conte comigo!

 

O Papel da Alta Direção no Sistema de Gestão da Qualidade

Sem Liderança, Sem Sistema da Qualidade
 

Primeiro, vamos entender como a ISO9001 olha para a função da liderança e alta administração e como ela afeta o sistema de qualidade.

“Alta administração é a pessoa ou o grupo de pessoas que dirige e controla uma organização no mais alto nível.” A alta direção tem o poder de delegar autoridade e fornecer recursos dentro da organização. Se o escopo do sistema da qualidade cobre somente parte de uma organização, então a alta direção da administração refere-se a aquelas que dirigem e controlam parte da organização.

Liderança e Política

A Liderança precisa estabelecer, analisar e manter a política, mas também precisa assegurar que ela é aplicada dentro da organização.

Funções e Responsabilidades

A Liderança precisa assegurar que as responsabilidades e autoridades para funções relevantes são determinadas, comunicadas e compreendidas dentro da organização.

Mudança Organizacional

Lideres precisam assegurar que a integridade do sistema de gestão da qualidade é mantido quando mudanças são planejadas e realizadas.

Algumas destas tarefas serão delegadas, mas é a gestão que é responsável para assegurar que elas são planejadas, implementadas e executas.

Definindo as responsabilidades da Liderança (Requisito 5)

O requisito 5 declara que a Alta Direção deve demonstrar liderança e comprometimento...assegurando que:

·       a política e objetivos de qualidade estão estabelecidos para o sistema de gestão e são compatíveis com a estratégia e contexto da organização. Note o contexto da organização, é um novo requisito comparado com a versão corrente e a liderança terá que demonstrar um entendimento do ambiente de negócio e seu impacto na organização; 

·       a política é comunicada, compreendida e aplicada dentro da organização;

·       a integração dos requisitos do sistema de gestão da qualidade dentro dos processos de negócio da organização e promover a abordagem por processos;

 

·       os recursos necessários para o sistema de gestão da qualidade estão disponíveis; 

 

·      o sistema de gestão da qualidade atingiu seus resultados pretendidos; 

·       toma responsabilidade pela eficácia do sistema de qualidade; 

·       comunica a importância de um eficiente sistema de gestão e de conformidade com os requisitos do sistema de qualidade; 

·        engaja, direciona e suporta pessoas para contribuir com a eficácia do sistema de gestão da qualidade;

 

·         promove melhoria continua e inovação; 

·         suporta outras funções relevantes para demonstrar sua liderança nas áreas de sua responsabilidade. 

Se Alta Direção estiver comprometida com as responsabilidades supracitadas, e demonstrar no dia a dia esta prática junto ao seu time é certo que o sistema de gestão da qualidade fará parte da cultura organizacional e trará resultados sustentados para a organização, colaboradores e clientes.

 

Conte comigo!

 

 

Auditorias Internas - sua arma secreta

Obtenha mais de suas auditorias internas

Infelizmente, a auditoria interna é muitas vezes um único pedaço de papel, coberta de caixas de seleção, preenchido com um pesado suspiro e revelando pouco. Não deveria ser desta forma. Ela não pode ser desta maneira. Não, se você quer que a sua organização prospere e cresça  e seja tão espetacular quanto possível.

E assim é com as auditorias internas? Se você fazê-las deuma forma superficial uma vez por ano, você provavelmente irá satisfazer a norma. Mas quanto melhor seria ver as auditorias internas para aquilo que realmente são - uma fantástica oportunidade para dar uma boa olhada no que está acontecendo na sua empresa.

Há duas áreas em para se concentrar em auditoria interna. A primeira área envolve questões simples, como calibração e certificados nas paredes. Desta maneira fazer estas anualmente e utilizar listas de verificação e perguntas fechadas. Fácil!

A segunda área - auditorias internas de seus principais processos organizacionais, embora muito mais desafiador, também é o local onde os grandes retornos serão encontrados.

Este é o momento em que você localizará as perdas, problemas de comunicação, questões de formação dos colaboradores, e grandes e pequenas oportunidades de melhoria. Abordar estas questões em uma base regular irá fazer o seu negócio melhorar continuamente.

 Então como você pode tirar o melhor proveito de uma auditoria interna de seus principais processos organizacionais? Siga estas dicas simples e você não vai passar mal:

• Efetuar uma auditoria a cada seis meses - Isso pode soar muito pesado para você, mas deixar essas grandes questões para uma auditoria anual, a sua organização terá potencialmente desperdiçado muito tempo, energia e dinheiro para as coisas erradas. 

• Escolha seus auditores cuidadosamente - Escolha pessoas agradáveis, focada no cliente, que estão bem informados sobre a empresa. Eles precisam ser bons ouvintes e capazes de pensar sistematicamente. 

• Não use uma lista de verificação - As auditorias dos principais processos organizacionais exigem que as pessoas se abram para o auditor. Elas também exigem que cada um pense profundamente sobre o seu trabalho e o que acontece ao redor dele. Listas de verificação não correspondem para este tipo de feedback.  Em vez disso, apenas fazer perguntas aberta, escutar e gravar as evidencias, depois examinar os resultados contra o procedimento.

• Faça da auditoria uma conversa não uma inquisição - Convide a pessoa para tomar um café com você.  Deixe-a confortável. Faça da auditoria uma experiência positiva.

• O auditor deve apresentar cenários com perguntas abertas - O que acontece quando tal-e-tal ocorrem? Por que é feito dessa forma? E como é que poderia ser feito melhor? Como Deming disse, a ênfase deve ser sobre a razão do por que fazemos um trabalho.
• Audite o sistema não as pessoas - É vital que cada um evolvido compreenda que não existe culpado ou envergonhado. É o sistema que está sob observação não as pessoas.
• Descontrole, significa que você chegou a uma descoberta valiosa do sistema - Se um membro da equipe está confortável com a auditoria  pode chegar um momento em que ele começa a se descontrolar sobre assuntos que tenham sido frustrantes. Este é um grande momento em um dia do auditor. Divirta-se.
• Dê Feedback- Não é sempre fácil para o Gestor ouvir feedback sobre falhas no sistema e deficiências. Mas é a coisa mais importante que você tem a fazer como QHSE profissional. Eu tenho visto Organizações com enorme potencial e muitos profissionais e clientes com boa vontade de melhorar, mas acabam falhando por não ter feedback. É importante saber onde estamos falhando? O que estamos fazendo de errado? Qual problema você pode ver? Como nós podemos melhorar?

Como um QHSE profissional, faça resultados de sua auditoria interna !

 

Requisitos para os Processos e Equipamentos de Medição

 

Um sistema de gestão da medição busca, por meio da comprovação metrológica e do controle contínuo dos processos de medição, gerenciar o risco de que o equipamento de medição e os processos de medição produzam resultados incorretos que afetem a qualidade dos produtos produzidos por uma organização.

 

A Alta Direção deve definir responsabilidades, autoridades e objetivos para o sistema de gestão da medição. A Alta Direção deve ainda periodicamente analisar criticamente o sistema de gestão da medição e prover os recursos necessários ao sistema. Estes recursos são recursos humanos, de informação e recursos materiais, além de fornecedores externos. Os recursos humanos nesta área normalmente são pessoas com conhecimento técnico especializado. Dentre os recursos de informação mais relevantes podemos destacar programas de computador para gestão. A identificação dos equipamentos de medição desse ser clara e incluir a identificação da situação da comprovação metrológica do equipamento. Recursos materiais envolvem os próprios equipamentos de medição e o ambiente controlado para a medição e comprovação metrológica. Também é necessário controle adequado sobre fornecedores externos de produtos e serviços metrológicos.

 

A Comprovação Metrológica é o conjunto de operações necessárias para assegurar que um instrumento de medição atenda aos requisitos para seu uso pretendido. Estas operações envolvem: calibração e/ou verificação; ajustes ou reparos necessários e a necessária recalibração; definição de erros máximos permissíveis; lacres e registros (por exemplo, certificados de calibração). Regras para otimização da periodicidade entre calibrações/verificações também são recomendadas.

 

Os processos de medição devem ser planejados, validados, implementados, documentados e controlados. O planejamento envolve principalmente a definição de métodos de medição, escolha do instrumento e a definição da competência do pessoal que executa a medição. A realização do processo de medição deve ser feita sob condições controladas, incluindo o uso de equipamento comprovado e cuidados no manuseio e preservação do equipamento. Os registros devem ser mantidos como planejado. A incerteza de medição deve ser estimada para cada processo de medição abrangido pelo sistema de gestão de medição. A rastreabilidade metrológica ao SI (Sistema Internacional de Unidades) deve ser garantida.

 

A análise e melhoria do sistema de gestão de medição envolvem auditorias internas, avaliação da satisfação do cliente e o controle de não conformidades. As consequências potenciais do uso equipamento de medição não conforme devem ser avaliadas, podendo envolver reexame do produto medido por esse instrumento e outras ações necessárias. As ações corretivas resultantes das auditorias, monitoramentos e análise críticas devem levar à melhoria do sistema de gestão da medição.

 

 

Autor: Nasario S. F. Duarte Jr

           Engo. de Produção e Auditor da Qualidade

 

 

12 Conceitos Essenciais de Ferramentas Lean - Parte 2

Ferramentas ajudam, mas a cultura da empresa é essencial.

Dando continuidade a postagem anterior, seguem mais 6 ferramentas Lean Manufacturing vitais para seu processo de melhoria continua (Kaizen)

#7: Troca rápida / SMED

Uma metodologia 3 estágios desenvolvida por Shigeo Shingo que reduz o tempo de troca de ferramenta na máquina através da externalização e otimização dos passos. Curtos tempos de troca são usados para  reduzir o tamanho de lotes e produzir just in time. Este conceito visa na redução do tempo de set-up para melhorar a flexibilidade e rapidez de resposta para o cliente.

#8: Dispositivos a Prova de Erros / Poka Yoke

Uma metodologia que preveni um operador de cometer erros incorporando  dispositivos preventivos no projeto do produto ou no processo de produção.

#9: Heijunka / Nivelamento da Carga de Trabalho

Uma ideia que, embora o programa de produção do cliente pode ser bastante variável, todos os processos deveriam produzir quantidades consistentes ao longo do tempo (dia a dia, hora a hora, etc.)

Esta estratégia é adotada por planejamento inteligente do mix de produtos, e seus volumes ao longo dos períodos de tempo.

#10: Manutenção Produtiva Total (TPM)

Um sistema baseado em time para melhoria da eficiência global do equipamento (OEE), o qual inclui disponibilidade, desempenho e qualidade. O TPM visa em estabelecer uma estratégia para que o operador tenha autonomia para manutenção do equipamento. A meta do programa TPM é acentuadamente aumentar a produção assim como ao mesmo tempo aumentar a moral e satisfação no trabalho do operador.

#11: 5S

5S é uma metodologia de 5 passos com o objetivo de criar e manter um local de trabalho limpo e organizado. Este sistema visa organização, limpeza, desenvolvimento e sustentação de um ambiente de trabalho produtivo.

#12: Solução de Problema / PDCA

O ciclo PDCA é uma representação gráfica e lógica de como resolver problemas. O PDCA ajuda a pensar que cada atividade e trabalho é parte de um processo, e cada estágio tem um cliente e que o ciclo de melhoria enviará um produto superior para o cliente final

PLAN  => estabelecer um plano para atingir a meta

DO => executar o plano

CHECK => medir e analisar os resultados

ACT => implementar novas ações se os resultados não foram como esperados.

Um sistema para identificação e solução de problemas para suas causas raízes e então implementar contra medidas com monitoramento dos resultados.
 

Este é um sumário de simples, mas eficientes ferramentas que contribuirão na melhoria de produtividade, redução de desperdícios e melhoria continua da organização.

Sucesso na sua jornada Lean!