Fazer o que no gemba?
Mas está havendo muitas dúvidas. Dizem que se trata de uma boa ideia, mas, às vezes, as pessoas parecem perdidas sem saber exatamente o que fazer ou acham que pode ser uma perda de tempo quando todos estão tão ocupados com tantas outras coisas por fazer.
Ou, ainda, muitos dizem “vou sempre ao gemba”. Mas não têm método e propósito. Muitas vezes, estão só ligados em "apagar incêndios".
Mas o que fazer no gemba? Existiria um roteiro ou receita para se ir ao gemba para tornar essa atividade a mais eficaz possível? Como evitar que a ida ao gemba se transforme em uma atividade meramente social?
Antes de qualquer coisa, ir ao gemba é mais do que um ritual, é uma atitude. Serve para facilitar o entendimento de uma situação, qualquer que seja ela. É muito melhor ver diretamente com os seus próprios olhos do que ler um relatório ou escutar uma explicação sobre uma determinada situação, fato ou problema.
Digamos, por exemplo, que um fornecedor de um determinado componente está trazendo um problema de qualidade para o seu cliente. Qual é a melhor maneira de explicar ao fornecedor o que está acontecendo e encontrar uma solução? Uma reunião no cliente? Uma conversa por telefone baseada em relatórios técnicos? Ou fazer com que o fornecedor vá ao gemba do cliente, por exemplo, mais especificamente aonde estiver o problema real causado, levando o operador, um supervisor e um engenheiro, dependendo do caso, para que todos possam entender bem o que está acontecendo?
Evidente que a última alternativa é a mais adequada por permitir aos envolvidos uma real capacidade de todos entenderem o que está acontecendo, mesmo que exista a possibilidade de outras atividades e investigações serem necessárias. Isso permite que todos tenham um entendimento comum, tiram-se dúvidas e elaboram-se alternativas ou sugestões.
Podemos ter várias necessidades a serem supridas pela ida ao gemba.
1. Ir ao gemba para resolver problemas e fazer melhorias:
O exemplo anterior ilustra como aproximar-se diretamente do local onde as coisas acontecem de verdade. Nesse caso, um problema de qualidade, pode facilitar muito a sua solução.
As empresas tradicionais levantam uma série de dados no final de um determinado período, fazem então uma análise e tomam decisões. Em uma organização lean, a gestão deve focalizar o que acontece no tempo real e no local onde as coisas acontecem. As decisões, além de serem mais rápidas, são mais eficazes.
Por isso, recomendamos que sempre, ao elaborar um A3, deve-se ir ao gemba, conversar com as pessoas, tanto para entender suas perspectivas como para avaliar as alternativas de contramedidas e ações.
Ir ao gemba permite que se use efetivamente o método científico de resolver problemas ao evitar o “achismo” e as discussões acaloradas em salas de reuniões, baseadas em premissas e não em fatos concretos.
2.Ir ao gemba como parte do trabalho padronizado de gerenciamento:
Outra possibilidade é a ida ao gemba como parte do trabalho padronizado de gerenciamento. Pode ser tanto como parte da gestão diária ou parte de auditorias do trabalho padronizado, quer seja nas operações, quer seja na logística ou em outras atividades.
A transformação lean deve ser assumida pelo pessoal de linha, tais como diretores, gerentes e supervisores, e não conduzido pela equipe lean. Desse modo, eles devem desenvolver sua capacidade crítica de observar para poder melhorar. E, para isso, precisam ir para o gemba.
Nesse caso, é fundamental contar com a ajuda da gestão visual, que processa e apresenta as informações críticas de forma visual em toda a empresa, para que todos vejam e possam reagir. Os itens a serem apresentados visualmente devem ser aqueles articulados às necessidades e às prioridades do negócio, garantindo alinhamento e foco.
O trabalho de gestão deve mudar radicalmente. Deve-se parar de perder tanto tempo analisando dados no computador ou em reuniões sem foco, constituindo-se alguns dos maiores desperdícios no trabalho dos líderes. A ida ao gemba permite que as lideranças sejam capazes de entender e melhorar os processos, evitando, assim, a administração por números.
3.Ir ao gemba para apoiar e ensinar:
Dar o exemplo, tornando-se visível e conhecido, ao mesmo tempo em que conhece as pessoas mais de perto, faz parte das atividades da liderança lean. Assim, sair de sua sala e ir ver os processos e as pessoas com eles envolvidas tornam-se atividades que ajudam a melhorar o moral, estimulam a comunicação direta e permitem maior transparência.
Isso possibilita o real exercício do respeito às pessoas. Desde que a postura seja de procurar entender o que está acontecendo e perguntar por quê.
Para que a transformação lean se sustente, é fundamental que as mudanças nos processos sejam acompanhadas pelas mudanças no comportamento e na atitude das lideranças para amplificar o potencial dos ganhos. Ir para o gemba é uma das mais importantes mudanças.
Assim, a ida ao gemba pode ter vários formatos e propósitos. Mas é preciso torná-la uma atividade relevante e essencial, devendo fazer parte das prioridades e da agenda.
Pode parecer que deslocar-se até o gemba toma tempo, e os líderes ocupados apagando incêndios tendem a achar mais fácil chamar pessoas a sua sala para darem "explicações". E mesmo confiando na qualificação e na competência de seus colaboradores, nada pior para perpetuar os problemas e continuar engolfado nas chamas.
Tente amanhã investir alguns minutos indo ao gemba para um assunto específico importante e sinta o quanto suas decisões vão ser mais efetivas. Uma vez convencido, incorpore a ida ao gemba as suas rotinas de forma estruturada.
José Roberto
Ferro
Presidente
Lean Institute Brasil
Lean Institute Brasil
