Frequentemente sou questionado pelos meus colegas e alunos " Qual é o tempo recomendado para fechar uma ação corretiva? A média não é duas semanas na industria automotiva?". Algumas pessoas (e até empresas) consideram a velocidade com o qual um relatório de ação corretiva é fechado como um índice válido para determinar a eficiência de seu programa de ação corretiva. Outros usam esta métrica não somente para medir seu desempenho, mas também de seus fornecedores. Por que eles adotam a mesma expectativa para ações corretivas que eles enviam, podem acabar injustamente degradando um ranking de fornecedores porque aquela empresa levou tempo para fazer uma analise de causa raíz, desenvolver e implementar um plano apropriado para prevenir a reocorrencia e alocar uma periodo experimental adequado para assegurar que os resultados forneçam evidencia confiável para verificação da eficácia.
O tempo requerido para executar um ação corretiva concluída depende da natureza de cada ação planejada. Algumas coisas simplesmente levam tempo. Nos temos que lidar com restrições como o tempo, disponibilidade de pessoas ou recursos, entregas de novos componentes, espera por autorização do cliente, resultados de testes ou término de treinamento.
Você poderia ter uma ação corretiva lidando com um recorrente defeito do processo. Você implementa as ações que acredita que resolverá o problema, entretanto, antes de encerrar o RAC, deve também assegurar que o planejamento foi efetivo em endereçar a não conformidade inicial. Você não pode fazer isto até que tenha conseguido recolher e analisar dados adequados. Um dia sem problemas não garante que o problema tenha sido resolvido.
"Mas o cliente quer uma resposta em 24 horas" as pessoas dizem. O que o cliente quer e deveria esperar é uma resposta. Seu clientes merecem sua imediata atenção. O que eles estão normalmente esperando é por uma ação de contenção. Esta ação pode requerer um retrabalho ou seleção dos produtos em estoque. Em ambos os casos os clientes querem saber o que está sendo feito para consertar o problema. Que ações estão sendo tomadas para conter a situação? Parada de linha, refugo, bloqueio de produtos no estoque, perdas de tempo, atrasos no prazo, perdas de vendas, são apenas algumas poucas consequencias que seu cliente pode ter devido a produtos não conforme que você entregou. Os clientes precisam de garantia que você endereçará o problema prontamente.
Sua resposta para o cliente deveria dizer duas coisas:
1. Isto é o que nós estamos fazendo imediatamente para reparar os danos
2. Nos estamos trabalhando em uma ação corretiva para bloquear a causa raiz deste problema, desta forma nós podemos desenvolver um plano para assegurar que isto não ocorra outra vez
Você pode explanar o processo de ação corretiva para o seu cliente, manter ele notificado da situação do plano de ação e dar então um prazo estimado de quando você esperá que o plano será concluído. Mantenha um processo de comunicação com cliente explicando os testes, prazos e mantendo o mesmo informado de que as ações serão efetivas.
Aplique as mesmas regras de solicitação de ação corretiva que você envia aos seus fornecedores, permitindo um tempo adequado para que façam o trabalho certo e não que atuem como apagadores de incêndio. Ações de contenção devem ser tomadas com toda a velocidade que o incidente precisa . Ações Corretivas deveriam ser desempenhadas em tempo adequado que elas requeiram e com efetiva implementação e validação que elas realmente funcionaram e bloquearam a causa raiz do problema.
Sucesso !!!!
