Nos últimos anos, certificadoras, cliente e mesmo os acionistas tem elevado a Qualidade – e os sistemas da qualidade que a suportam – para uma estratégia chave e competitiva. Buscando transparência e melhoria continua, gerentes de qualidade são cobrados em desenvolver programas efetivos de auditoria interna que entregam relevantes dados e percepção mais eficiente da situação da Organização. Auditores são convidados para atuar através de múltiplas funções, departamentos, plantas e localização geográfica; participando peritos no assunto com o objetivo de recolher informações precisas e riscos que podem afetar o desempenho do negócio.
Gerentes de Qualidade podem adicionar mais valor, foco e relevância para auditorias internas estabelecendo disciplina e indicadores do processo. Quando auditores têm os conhecimentos e experiência para explorar como elementos específicos de desempenho afetam o Negócio, eles dão ao gerente de qualidade insight e informações que ele precisa para endereçar assuntos de desempenho rapidamente e de modo decisivo. Negócios que atingem sua meta de performance, melhoram a satisfação do cliente, sustentam uma cultura de melhoria continua e geram altos ROI das suas auditorias internas.
Um Processo Disciplinado
Gerentes de Qualidade são diretamente responsáveis pela acurácia e relevâncias dos dados que os auditores internos coletam. Mas como eles sabem se os auditores estão fazendo as perguntas certas – e colhendo as respostas certas? Eles podem começar pela avaliação se os processos de auditoria incluem as seguintes práticas:
Documentos específicos requeridos. Auditores precisam de um claro roadmap para assegurar que coletem todas as informações necessárias – das pessoas certas. Isto requer mais que um simples – checklist. Eles precisam saber por que as questões são importantes, quem pode fornecer uma valiosa perspectiva em cada assunto e como reconhecer potenciais problemas quando eles encontram um. Por exemplo, uma meta de rejeição do cliente 100 PPM, poderia cair dentro de um objetivo de desempenho de qualidade estabelecido, mas poderia indicar também uma variação operacional que mina a produtividade e a satisfação do cliente.
Objetivos de desempenho comunicados. Auditores precisam compreender as metas de desempenho global da organização e os Indicadores de desempenho chaves (KPI’s – Key Performance Indicator) para departamentos e processos que são auditados. Por exemplo, uma empresa pode esta atendendo seu objetivo de crescimento de 9% em vendas, mas não chegar aos seus 8% de crescimento de lucro. Procurando por métricas departamentais, o auditor pode descobrir que o departamento de vendas foca em produtos antigos com baixas margens ao invés de produtos de altas margens que estão ficando no estoque.
Aplicar métricas criativamente. Enquanto uma auditoria efetiva é baseada em disciplinha e precisão, é uma arte que requer criatividade e interpretação. Gerentes de Qualidade devem procurar auditores internos que demonstram ambas qualidades. Esta habilidades capacitarão os auditores a olharem criticamente as métricas utilizadas para medir o desempenho dos processos e departamentos, e ir além para identificar adicionais métricas que podem contribuir com o desempenho em áreas especificas
On-time delivery é um bom exemplo. Satisfação e confiança dos clientes são medidas chaves do sucesso, mas muitos fatores contribuem para a performance da qualidade. Por exemplo, representantes de vendas devem estar comprometidos com as datas de entrega com um profundo conhecimento da capacidade produtiva. E atrasos na entrega podem refletir em mudanças de planejamento, paradas de linha de produção, multas contratuais e outras. Os melhores auditores sabem como identificar sinais de problemas e pintar um cenário baseado em metas selecionadas estratégicamente.
Monitorar atividades inter-relacionadas. Uma vez que os auditores identificam uma área problema, eles se devem perguntar que outros processo poderiam contribuir para o problema. Por exemplo, se a linha de produção não esta atendendo sua meta, uma visita ao RH poderia revelar que um novo funcionário esta criando um gargalo, ou encobrir uma problema de absenteísmo que esta ocorrendo na linha. Alternativamente, a linha pode estar atendendo sua meta, mas problemas na cadeia de fornecimento pode estar conduzindo a atrasos na entrega e gerando custos extras de transporte.
Definir os resultados desejados. Auditores devem compreender os resultados desejados do processo auditado. Os melhores gerentes de qualidade dizem para seus auditores para -“saíam e encontrem-me alguns problemas”. Eles também ajudam reduzir a procura, guiando os auditores onde problemas específicos podem existir.
Outras práticas podem ser incluídas no seu processo de auditoria, espero que estas ajudem nas suas próximas auditorias.
Conte comigo !!!
