A auditoria interna é uma das ferramentas disponíveis mais importantes para melhoria da rotina das Organizações. Ela é tão comum que algumas vezes os auditores esquecem os princípios básicos da auditoria. Auditores devem estar periodicamente lembrando destes princípios ou o processo de auditoria pode ter resultados indesejáveis. Mantenha estes em mente quando você audita e será bem sucedido.
Principio 1: O cliente da auditoria interna é aquele que está sendo auditado
Exatamente, as pessoas que você está auditando são seus clientes. Auditoria interna é um serviço que você executa para ajudar sua organização ser bem sucedida e identificar problemas antes que se tornem fora de controle. A qualidade de seu produto depende de como bem planejada é sua auditoria, o tipo de treinamento fornecido aos auditores, o nível de engajamento da alta direção e a forma como os auditores se comportam durante a auditoria, entre outros fatores.
Você deve conduzir a auditoria com o mesmo nível de profissionalismo e diplomacia como se estivesse sendo pago por uma terceira parte. Pequenas coisas que indicam que os auditores esqueceram quem são seus clientes incluem:
* Auditores nunca deveriam expressar satisfação ou alegria quando não conformidades são encontradas. Focar nos fatos e manter as coisas tão impessoal quanto possível. Falhas reveladas na auditoria são oportunidades de melhoria para o futuro.
* Falhas no ajuste do plano de auditoria para atender as necessidades dos auditados. Eventos inesperados podem ocorrer durante uma auditoria: acidentes acontecem, linhas param, ordens urgentes devem ser processadas. O plano de auditoria deveria ser flexível para contemplar estas alterações.
* Segurar surpresas até o final. O auditado deveria ser notificado dos resultados da auditoria durante todo o processo. Não cometer o erro de segurar a “bomba” até a reunião de fechamento para máximo impacto. O auditor deve comunicar suas preocupações junto com as evidencias de suporte, quando pensa haver uma não conformidade.
* Focar em detalhes insignificantes, irrelevando assuntos críticos. Auditoria é uma atividade detalhada, mas não se esquecer de examinar a efetividade global do sistema. Quando detectado algo, auditores deveriam perguntar para eles mesmos, “- Qual o efeito isto realmente tem para a organização e seus clientes?” A resposta indicará se o problema precisa de uma investigação mais aprofundada.
Principio 2: Planejamento é a chave do sucesso
Auditorias não criam melhorias por acidente, elas levam muito planejamento e coordenação. Eu tenho freqüentemente dito que uma bem planejada auditoria quase anda sozinha, de outra forma, um pobre planejamento leva a auditoria para o buraco, e planejamento com pressa em muitos casos deixam vazios no processo de auditoria. Auditoria planejada envolve um significativo diálogo entre os auditores e auditados.
É um processo dinâmico que começa bem antecipadamente que a auditoria por si. Planejamento fornece detalhes ao redor dos seguintes pontos;
Data: Quando a auditoria vai acontecer?
Localização: Onde vai ocorrer?
Escopo: Quais são os limites da auditoria?
Objetivo: Quais os pontos a serem verificados?
Auditores: Quem fará a auditoria?
Áreas a serem auditadas: Quais funções, departamentos, processos serão avaliados durante a auditoria? Algumas vezes está claro no escopo, mas as vezes não.
Tópicos que serão auditados: Quais assuntos serão auditados nos departamentos?
Tempo de auditoria: Quando exatamente cada departamento será auditado? Quando vai ocorrer a reunião de abertura e fechamento?
O plano de auditoria pode também endereças outros assuntos, mas os mencionadas acima são os mais comuns. O propósito do plano de auditoria é composto de duas partes: para ajudar os auditores entenderem exatamente o que eles estarão fazendo durante a auditoria e para permitir que os auditados saibam o que será verificado. Não é incomum o auditado propor mudanças no plano de auditoria, normalmente pequenas alterações nos horários (ao invés de auditar vendas as 9 horas, você pode vir as 10? Nós sempre temos algum assunto agendado as 9 horas). Mudanças deste tipo são inteiramente razoáveis e deveriam ser atendidas sempre que possível. Lembre, o cliente da auditoria é o auditado.
O plano de auditoria é documentado tão conciso e claro quanto possível. O formato usado é usualmente ditado pela magnitude da auditora. Um plano para uma auditoria de uma hora ou duas poderia ter a forma de um e-mail, já um plano para um dia ou vários dias freqüentemente tem a forma de uma matriz, indicando hora por hora os blocos de atividades. Não importa qual o formato, o plano deveria ser comunicado com antecedência da auditoria para todas as partes entenderem seu efeito na operação.
Principio 3: Opiniões nunca constituem não conformidades
Todos tem opiniões. Tão quanto as pessoas tornam-se inteligentes e mais experientes, elas tendem a desenvolver mais opiniões, assim como os auditores. Algumas vezes estas opiniões tornam-se a base das não conformidades, as quais são um grande erro. Fatos são a base legitima para não conformidades. Opiniões não tem função no processo de auditoria.
Uma criança poderia escrever uma boa não conformidade. O problema é que crianças não escrevem com a sabedoria e experiência que os auditores fazem. Considere o seguinte:
* Uma empresa é comprometida para fazer o produto X. O comprometimento é um fato, evidenciado pela presença de procedimentos, planos, política, especificações, contrato, instrução de trabalho e padrões.
* A empresa falhou em fazer o produto X. A falha é um fato, baseado em evidencias como registros, observações, documentos e entrevistas.
Opiniões não estão presentes na não conformidade, somente frios e duros fatos. É difícil discutir com fatos. Isto também faz a auditoria fluir sem problemas. Certamente fatos podem remover um grau de criatividade que auditores possuem, mas criatividade é melhor expressa de outras formas. Evidentemente, não conformidades não são o único tipo de descobertas na auditoria, por que a auditoria é um processo balanceado, pontos positivos são também registrados. Estes podem ser registrados individualmente, sumarizados em um relatório de auditoria, ou apresentados oralmente durante a reunião de fechamento. Toda a organização terá pelo menos um ou dois pontos positivos que podem ser reconhecidos. Os auditores somente tem que lembrar para estes no curso da auditoria.
Algumas organizações também incluem outra categoria de descobertas chamada observações, comentários, oportunidades, recomendações, etc. Estas caem dentro de uma área cinza que não constituem uma não conformidade, mas ainda um assunto que merece investigação por parte do responsável pelo processo. Algumas vezes os auditores incluirão recomendações especificas para tomada de ação baseado em experiências passadas, melhores práticas ou requisitos regulatórios. Estes tipos de descoberta dá aos auditores a chance de expressar suas opiniões. Auditorias são uma grande ferramenta para benchmarking e divisão de melhores práticas, enquanto todos os participantes da auditoria compreenderem e concordarem de como isto acontecerá.
Um abraço a todos !!!!
