Obtenha mais de suas auditorias internas
Infelizmente, a auditoria
interna é muitas vezes um único pedaço de papel, coberta de caixas de seleção,
preenchido com um pesado suspiro e revelando pouco. Não deveria ser desta
forma. Ela não pode ser desta maneira. Não, se você quer que a sua organização prospere
e cresça e seja tão espetacular quanto possível.
E assim é com as
auditorias internas? Se você fazê-las deuma forma superficial uma vez por ano,
você provavelmente irá satisfazer a norma. Mas quanto melhor seria ver as
auditorias internas para aquilo que realmente são - uma fantástica oportunidade
para dar uma boa olhada no que está acontecendo na sua empresa.
Há duas áreas em para se
concentrar em auditoria interna. A primeira área envolve questões simples, como
calibração e certificados nas paredes. Desta maneira fazer estas anualmente e
utilizar listas de verificação e perguntas fechadas. Fácil!
A segunda área -
auditorias internas de seus principais processos organizacionais, embora muito
mais desafiador, também é o local onde os grandes retornos serão encontrados.
Este é o momento em que
você localizará as perdas, problemas de comunicação, questões de formação dos
colaboradores, e grandes e pequenas oportunidades de melhoria. Abordar estas
questões em uma base regular irá fazer o seu negócio melhorar continuamente.
Então como você pode tirar o melhor proveito
de uma auditoria interna de seus principais processos organizacionais? Siga
estas dicas simples e você não vai passar mal:
- Efetuar uma auditoria a cada seis meses - Isso pode soar muito pesado para você, mas deixar essas grandes questões para uma auditoria anual, a sua organização terá potencialmente desperdiçado muito tempo, energia e dinheiro para as coisas erradas.
- Escolha seus auditores cuidadosamente - Escolha pessoas agradáveis, focada no cliente, que estão bem informados sobre a empresa. Eles precisam ser bons ouvintes e capazes de pensar sistematicamente.
- Não use uma lista de verificação - As auditorias dos principais processos organizacionais exigem que as pessoas se abram para o auditor. Elas também exigem que cada um pense profundamente sobre o seu trabalho e o que acontece ao redor dele. Listas de verificação não correspondem para este tipo de feedback. Em vez disso, apenas fazer perguntas aberta, escutar e gravar as evidencias, depois examinar os resultados contra o procedimento.
- Faça da auditoria uma conversa não uma inquisição - Convide a pessoa para tomar um café com você. Deixe-a confortável. Faça da auditoria uma experiência positiva.
- O auditor deve apresentar cenários com perguntas abertas - O que acontece quando tal-e-tal ocorrem? Por que é feito dessa forma? E como é que poderia ser feito melhor? Como Deming disse, a ênfase deve ser sobre a razão do por que fazemos um trabalho.
- Audite o sistema não as pessoas - É vital que cada um evolvido compreenda que não existe culpado ou envergonhado. É o sistema que está sob observação não as pessoas.
- Descontrole, significa que você chegou a uma descoberta valiosa do sistema - Se um membro da equipe está confortável com a auditoria pode chegar um momento em que ele começa a se descontrolar sobre assuntos que tenham sido frustrantes. Este é um grande momento em um dia do auditor. Divirta-se.
- Dê Feedback- Não é sempre fácil para o Gestor ouvir feedback sobre falhas no sistema e deficiências. Mas é a coisa mais importante que você tem a fazer como QHSE profissional. Eu tenho visto Organizações com enorme potencial e muitos profissionais e clientes com boa vontade de melhorar, mas acabam falhando por não ter feedback. É importante saber onde estamos falhando? O que estamos fazendo de errado? Qual problema você pode ver? Como nós podemos melhorar?
Como um QHSE
profissional, faça resultados de sua auditoria interna !
