ISO9001 / TS16949 especifica no sub clausula 5.1, “A Gestão Executiva deverá fornecer evidencia de seu comprometimento para o desenvolvimento e implementação do sistema de gestão da qualidade e continuamente melhorar a sua eficácia por:
a) Comunicar para a organização a importância de atender os requisitos do cliente assim como os estatutários
e regulatorios;
b) Estabelecer uma política de qualidade
c) Assegurar que os objetivos da qualidade estão estabelecidos
d) Conduzir analises criticas
e) Assegurar a disponibilidade de recursos”
A norma também especifica na sub clausula 5.5.2, “A Gestão Executiva deverá designar um membro da gestão o qual, independente de outras responsabilidades, deverá ter responsabilidade e autoridade que incluem:
a) Assegurar que os processos necessários para o SGQ estão estabelecidos, implementados e mantidos;
b) Reportar para a Gestão Executiva o desempenho do SGQ e a necessidade de melhorias;
c) Assegurar a promoção da consciência dos requisitos do cliente através da organização.”
A descrição acima da norma é onde a gestão executiva frequentemente fica confusa e sua percepção é que a extensão da sua participação é pegar uma pessoa para ser o representante de seu sistema da qualidade ISO. Todo o parágrafo na secção ISO9001 clausula 5 da norma começa com “Gestão Executiva” e não com o “Representante da Gestão”. Comprometimento da Gestão refere-se a todos da Gestão Executiva (management team) e não há um individuo ou departamento.
Existem diversas razões porque a Gestão Executiva precisa estar continuamente comprometida e envolvida na implementação e manutenção do sistema de gestão do negócio além de ser um requisito da clausula 5 da ISO9001. A principal razão é que se o comprometimento não é evidente para os empregados então o sistema jamais estará verdadeiramente implementado por toda a organização. Empregados de todos os níveis de uma organização não estarão comprometidos com um sistema que não é dirigido, suportado e acreditado pela administração superior.
Não confunda promoção, propaganda, ou mandato de um SGQ com o “comprometimento da gestão” de um SGQ. Dizer que você está preparando a empresa para ser certificada em uma norma e esperar que os as pessoas façam o que eles sintam que é requerido é muito diferente de que a gestão executiva dirigir, participar e fluir o SGQ abaixo para seus empregados através de suas ações e não somente por suas palavras.
Uma empresa implementa um sistema de gestão de negócio (ISO9001, ISO14001 e outros) para definir com ela faz negócio, coleta dados das suas atividades e analisa estes dados para melhorar seus processos e no final torna-se mais lucrativa. Os básicos programas que estas normas requerem são:
• Definir uma política de qualidade
• Fixar objetivos mensuráveis em todos os níveis da organização com foco no cliente e requisitos em mente
• Conduzir auditorias de seus processos
• Conduzir analise critica de seus processos, programas e dados
• Baseados na analise destes tópicos, tomar ações corretivas e preventivas para continuamente melhorar seus processos e a empresa.
Comunicação destes programas é a chave para demonstrar o comprometimento da gestão com o sistema de gestão do negócio. Para atender isto, comprometimento deve ser exemplificado através de ações. Quando um empregado submete uma sugestão de melhoraria para a gestão, esta deve ser analisada e tomada ação ou não. Da mesma forma comunicar o empregado da decisão que foi tomada e fazer uma clara explanação do que vai ser feito é um exemplo de comprometimento da gestão.
Fornecendo continuo feedback para os empregados, a Gestão irá assegurar que as sugestões continuem, mesmo se algumas não forem aceitas. Sem uma clara comunicação da Gestão, os empregados eventualmente podem se tornar desencorajados e o sistema de sugestão decrescerá drasticamente. A Gestão Executiva deve definir todos os objetivos mensurados da organização. Estes objetivos deveriam ser metas integradas que define o que é melhor para a organização. Objetivos não podem ser intangíveis, mas sim metas que os empregados percebam que eles deveriam seguir para melhoria continua (como CEP). Todas as empresas têm requisitos do cliente.
A Gestão deve definir quais processos e como melhor conduzir estes processos para atender os requisitos do cliente com a requerida qualidade e com os menores custos possíveis. Esta é uma arena em que a Gestão deve definir objetivos mensuráveis para cada processo. Quando definido claramente e precisamente, A Gestão demonstrará seu comprometimento com os empregados. Os objetivos devem ser direcionados em direção da melhoria da qualidade, desempenho e redução de custos.
Redução de custos está incluído porque realmente é o básico de cada processo. Por exemplo, acidentes que ocorrem durante um processo afeta o custo global e o giro de pessoas requer treinamento adicional e então afeta custos. Então, redução de custos de processos pode circundar uma vasta variedade de elementos dentro de um processo. Quando auditado por um órgão certificador, comprometimento da gestão é medido de várias formas.
A Gestão Executiva deve estar disponível, pronta, preparada e estimulada para participar das reuniões de abertura e fechamento. Isto demonstra o comprometimento da direção para o órgão certificador e seu suporte para o time de gestão. Quando um auditor audita a clausula 5 da norma, frequentemente entrevistam a Gestão Executiva (muitos órgãos certificadores requerem que o auditor documentem os nomes da gestão executiva entrevistada). Se o auditor somente fala com o representante da direção (RD) e o mesmo mostra a ele todos os registros de auditoria e analise critica, é difícil para o auditor encontrar evidencia do comprometimento da gestão.
Isto não quer dizer que a Gestão Executiva não pode delegar responsabilidade e autoridade do seu sistema de gestão. A Gestão Executiva deve definir os objetivos da empresa, analisar os dados dos processos, e tomar decisões baseadas nestas analises de que ações tomar e qual a extensão estas ações deveriam ter. A coleta de dados, resumo destes dados, ou os relatórios podem ser delegados sem problemas.
Gerentes Executivos estão preocupados com:
• Margem de Lucro e redução de despesas
• Aumentar o valor da empresa
• Não tornar-se obsoleto na indústria
• Oportunidades para crescimento
• Não ter que lidar com assuntos da equipe
• Tornar-se o melhor na indústria
• Menos stress e mais futebol
Quais ferramentas estão disponíveis para endereçar preocupações gerenciais?
• Reuniões de analise critica
• Reuniões departamentais
• Auditorias internas
• Planejamento estratégico usando objetivos de qualidade
• Treinamentos, seminários, e ter oportunidades para dividir idéias com experts em carreira similar
• Tendo acesso a informações da empresa em tempo hábil
Atualmente, a Gestão Executiva nas empresas frequentemente percebem que o SGQ custa dinheiro, causa assuntos pessoais, e requer recursos adicionais que são desnecessários para simplificar o trabalho. Estes gerentes podem dizer coisas como:
- Por que nós temos que ter estas reuniões?
- Por que nós temos que fazer auditorias?
- Por que nós precisamos treinar tanto?...
Muito raramente nós ouvimos...
“Nosso SGQ salvou-nos milhares de dólares este ano – nós adoramos ele!” Nós não ouvimos isto frequentemente porque nós não comunicamos os resultados dos nossos programas ISO eficazmente, ou nós não usamos a norma ISO de forma para claramente medir custos economizados, gestão de risco e melhorias que nem sempre são tangíveis de serem medidas.
Continua na próxima postagem...
Até lá !!!
