Seis dicas
para melhores resultados de sua auditoria de qualidade
Avaliações fazem parte de cada passo na vida, desde
os exames na escola até os relatórios de desempenho trimestrais. E esforços de
melhoria continua sempre tem sido parte dos resultados das auditorias de
qualidade. Auditorias fazem parte do
processo de melhoria continua que normalmente as pessoas não apreciam e não dão
o devido valor que elas deveriam ter.
Como se consegue maior valor agregado do processo de
auditoria da qualidade? Eu tenho feito muitas auditorias durante minha
trajetória profissional, ambos na minha Organização quanto em fornecedores e
tenho observado que muitas delas lutam com suas práticas, e estas são alguma
das lições que tenho tirado ao longo desta trajetória:
1. Defina o propósito
Antes de você começar definir os recursos e planejar
datas, tenha em mente o que você está tentando realizar. Você está tentando
acelerar os esforços de resolução de problemas? Você está tentando melhor um
processo deficiente em sua organização? Você está buscando avaliar as forças e
fraquezas de sua Organização? Não comece uma auditoria de qualidade somente
para atender seu cronograma de auditoria ou por que o seu cliente solicitou uma
auto-avaliação.
2. Compreenda a Diferença
entre Auditoria e Avaliação
Auditorias são destinadas para observar gaps contra
uma norma ou procedimento. Alguns assuntos encontrados deveriam ser consertados
por que o propósito é conformidade com um importante padrão. Auditorias são
sobre o entendimento e aprendizado. Não existe aquele objetivo de atingir a
pontuação máxima ao menos que você atingiu a perfeição. Avaliações destinam-se
a uma reflexão para um processo ou uma Organização e dá a ela uma útil
retroalimentação e recomendações.
3. Determine os recursos
certos para realizar a auditoria
Quem realiza uma auditoria é vital para ambos,
qualidade e credibilidade desta, fornecer uma objetiva e criteriosa avaliação.
Este frequentemente é uma pessoa de fora da planta ou departamento, mas não
necessariamente de fora da Organização.
Quando são utilizados recursos internos,
frequentemente uma abordagem de time funciona bem. Desta forma, um conjunto de
pontos de vista fornece maior percepção, mas também permite um processo de
avaliação comparativo levando a um aprendizado através de benchmarking.
4. Não foque na pontuação
Auditorias não é somente uma pontuação em um check
list. Mas uma vez que você colocou uma pontuação no processo, é difícil as
pessoas não focarem na pontuação. O propósito real de uma pontuação é para o
próprio time avaliar o seu progresso. Isto não tem a intenção de fazer uma
classificação das plantas ou departamentos uns contra o outro.
Infelizmente, a pontuação é frequentemente o que
chama a atenção das pessoas. Mas uma vez que elas prestam atenção na pontuação,
esta deveria mudar para a retroalimentação e recomendações (oportunidades de
melhoria do processo).
5. Combine feedback com suas
observações
Muitas das minhas próprias auditorias são realizadas
em apenas três dias e, embora eu possa aprender um pouco também posso ver as
coisas de uma maneira diferente que as pessoas do processo não podem ver, sendo
que há também muitas coisas que não consigo ver neste tempo. A auditoria não é
destinada a fornecer o "certo" como resposta final. O objetivo é
compartilhar uma perspectiva objetiva. Você, então, combinar esse ponto de
vista com os seus próprios para tirar suas conclusões.
Certa vez recebi uma
longa fone conferência de um cliente que queria convencer-me que um certo item
de minha avaliação estava errada. Em vez de combinar/unir visões, eles pensavam
que o importante era mudar meu ponto de vista, o qual perdeu todo o propósito
da avaliação.
6. Foco nas Ações
Auditorias são somente feitas para ajudar você decidir o que fazer de maneira
diferente. Não é a avaliação sozinha, mas ações que você planeja como resultado
que trarão a melhoria do processo. Muitas vezes, avaliações não dizem o que
você deve fazer, mas dizem o que fazer primeiro, o qual é um difícil desafio.
Auditorias não são necessariamente, a atividade mais
agradável de fazer em uma jornada de melhoria continua, mas elas podem ser
incrivelmente valiosas quando bem executadas e levadas seriamente.
Conte comigo!
